コピー機複合機の使用料金を削減する本当の方法

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コピー機複合機 購入(リース)の本当のポイント

コピー使用料金(カウンター料金)はなぜ支払わなければならないのか?

複合機・コピー機を初めて購入するお客様からよく訊かれます。
「どうして1枚コピーやプリントする毎に3円払わなきゃならないの?」とか
「リース料とは別なの?」「買取の場合は要らないのでしょ?」とか

うーん・・・そう考えても不思議ではないけれど・・・

そうなのです。こんなご時世ですからできるだけお金はかけたくない。特にカラーコピー、カラープリントはモノクロに比べてコストが高いから余計です。コピー機を買った、又はリースで購入したのにその他にまだお金がかかるのは嬉しいわけありません。
しかし考えてみてください。

購入して2年経ったテレビが壊れて映らなくなったので電気屋さんを呼んで修理してもらいました。お金を払いますよね。修理代です。部品を交換したら、その部品代も請求されます。出張費も必要です。

車が動かなくなりました。修理しました。修理代も部品代も払います。コピー機もそれと同じ事なのです。ただ違うのは、コピー機とか複合機はテレビや車と違って紙を通す精密機械であるということです。車やテレビは使用中に故障しないことが前提ですが、コピー機は時に紙が詰まって破片が取り出せなくなったり、ゴムが劣化して紙をうまく搬送できなくなったりします。故障することが前提です。もちろん現在のコピー機は昔に比べて技術的な改良が進んでいるので故障は非常に少なくなっています。でも、サービスマンに通報して修理してもらう頻度は、恐らくテレビや車より相当多いでしょう。さらに今コピーやプリントしないと仕事にならないからサービスマンはできるだけ早く客先に駆けつけて修理をしなければならないのです。
しかも今の複合機はネットワークプリンターであり、ネットワークスキャナであり、ファックス機能まで装備された高度なマシンなので保守に入ることは絶対的な条件であると言って過言ではないでしょう。
コピー機とか複合機の画像は徐々に劣化します。ですからコピー機・複合機(ビジネス用の大半)はメンテナンス料金としてカウンター料金をいただく代わりに如何なる修理も無料で行い、定期点検も行っているのです。

もちろん契約にもよりますので全てにあてはまるわけではありません。スポット契約という方法もあります。故障したときにだけその都度修理を依頼する方法です。でも、出張料や技術料だけで1万円以上かかります。その他に部品代の実費です。高いものだと数万円、消耗品である感光ドラムなどだったら十万円以上する場合もあります。

だからスポット契約だとコスト高になるケースがほとんどです。

そして、そのような意味で中古を購入するのは避けたほうが賢明です。あとからお金がかかります。後悔しているお客様をたくさん知っています。もちろん保守契約をしっかり結べば良いのですが、カウンター料金は7円とか8円/枚と高くなるか、トナーカートリッジを購入する保守契約だと、さらにコスト高になるはずです。
なにか訳があって引き上げた故障しやすいコピー機を安く保守してくれる会社があったらボランティアとしか考えられません。オーバーホールしていたとしても新品ではないのですから。

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コピー使用料金(カウンター料金)はなぜ支払わなければならないのか?

まずコピー料金(保守料金・メンテナンス料金)には一般にカウンター料金と呼ばれる1枚のコピー単価が何円というタイプと、コピートナーキット方式と呼ばれるトナー料金を支払う、またはトナーカートリッジの料金を支払うタイプがあります。

 カウンター方式は主にゼロックス、リコー、キヤノンといったメーカーが以前から使っていた方法ですが、最近ではどのメーカーもこの方法での契約ができるようです。というのも、カウンター方式はキット方式に比べて次のような大きなメリットがあるからです。

1.月に何枚使用し、コピーにかかったコストがいくらなのか容易に把握できる。

2.使用した分だけの後払いである。

3.コピーの使用量(コピーボリューム=C/V)が多いと単価が下がる通過低減方式の契約である場合が多い。

4.機械の不具合で生じたミスコピーが控除される。

などがあげられます。

ということは、反対にデメリットはと言えば使用量が少なく、トナーの使用量も少ない場合は高くなるということです。(そのような場合はコピー機を買わずにコンビニで10円コピーすることをお勧めしますが・・・)

トナーキット方式は先払いではありますが、小さいサイズしか使用しない場合や黒く印刷する部分が少ないコピーが多い場合にはお徳なのです。

しかし、この場合の原稿についてはA4版の印刷部分が5~6%の原稿で何枚印刷できるという基準に基づいて各メーカー算出しています。これが曲者で、この方式のメーカーや販売店各社は「カウンター料金不要」「トナーカートリッジ1本で5000枚コピーできます」「トナー代だけしかかりません、A4判1枚コピーまたはプリントして単価3.2円」などとパンフレットに書いています。しかし、これは先ほども書いたようにA4判でコピーやプリントした際に黒い部分が(モノクロコピーの場合)5~6%の原稿をコピーした場合のハナシなのです。

実際にビジネスで5%~6%の原稿って少ないですよ。罫線があったら15とか20%になってしまったり、写真なんかが入っていたら一体どれくらいトナーを使うでしょう?1枚3.2円が実は5円になったり、20円だったりするわけです。

コピー機・複合機を何台(1000台以上です)も販売してきましたが、断言します。キット方式でコピーを導入するより、カウンター料金がトナー込みで5円以下なら、迷わずカウンター方式が断然お徳です。大企業でキット方式のコピーを使用している会社はほとんどありません。

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激安コピー・激安カウンター料金には注意!

最近よくカウンター料金を1円/枚や1.5円/枚とかの激安価格でコピー機を売り込んでくるという話を耳にします。実際、大手企業などで使う分速60枚とか70枚といった大型機ではこのような低価格の場合もなくはない料金です。そういった大手企業には本体も数百万円のものを半額以下で納めています。(実際にはもっともっと安い70%off?もっと?)
でも、このようなマシンは月に5万枚くらい印刷してくれる会社や役所が対象です。
月に5万枚位コピーしてくれたらメンテナンス料金は5万枚×1.5円=7.5万円です。もちろん、この金額にはサービスマンのメンテナンス費用や部品代がふくまれますが、それでもサービス店、販売店には利益をもたらしてくれます。

でも、月に300枚しかコピーしないのに1枚1.5円/枚なんてあると思いますか?

ありません。

リース料金がベラボウに高い(ようするに初期導入費用が高い)

A3とかB4をコピーすると2カウントされる

トナーが別途で非常に高い

保守点検や修理を行うサービスマンの質や技術が著しく低い

などです。

これらをチェックしてください。

他にも「今お使いの複合機・コピー機のリース料はうちで持ちますから買い換えてください」といいう売り方(そんことあるわけない。次のリースに残を組み込むだけ)、更には以前購入した販売店の名を語って全く違う販売店が売り込むなど悪徳商法の悪徳業者も中にはいますから充分に注意してください。

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コピーコストの比べ方

では具体的にコピーコストがいくらかかるか比べてみましょう。

A社は複合機の入替えを決定し、3社から見積りをとりました。複合機の性能や仕様はほぼ同じとします。またA社はコピー用紙に関して文具通販で安い用紙を使用しているので今回は考慮しません。とりあえず消費税も省きます。
それから実際のカウンター料金より少し高めに設定して、少し大袈裟にしていますが理論的には同じことです。
(実際に弊社からご導入いただく場合、月間のプリント枚数にもよりますがモノクロは3円~2.5円程度です。カラーは12円~20円位)

A社は昨年1年間で20,400枚のコピーとプリントをしました。

12ヶ月で除して月間平均約1700枚です。

主に撮るコピーはA4の製品説明書とA3の細かな売上表です。
・ X社の見積り

本体のリース料
20,800円/月
カウンター料金
1枚~500枚まで @6.5円
501枚~1,000枚まで @6円
1,001枚~5,000枚まで @5.5円
トナー代金は込み
 

Y社の見積り
本体のリース料 19,800円/月 キット方式で初回購入時に +38,000円 (A4の6%原稿で7,000枚分)
以後、トナーが無くなれば購入

・ Z社の見積り

本体のリース料
21,800円/月
カウンター料金
1枚~300枚まで @5.5円
301枚~5,000枚まで @4.5円
5,001枚以上 @3.5円
トナー代金は込み
     
月に平均して1,700枚のコピー・プリントを使用する場合、どこから買いますか?
もちろん知合いとか顔見知りとか、旧知の販売店とかでしょうけど、敢えてコストだけで比較してみましょう。
まず、X社から購入した場合です。1枚から500枚までの500枚が1枚あたりが6.5円
501枚目から1000枚までの500枚が1枚6円
1001枚から1700枚までの700枚が5.5円  なので

500枚×6.5円+500枚×6円+700枚×5.5円=10,100円となります。
月額の総計はリース料と併せて30,900円となります。次にY社ですが、キット方式なのでちょっと複雑です。大雑把に計算しますと38,000円のコピーキット(トナー)で7,000枚がコピーできるということなので38,000円÷7,000枚=5.429円で1枚あたりのコピー単価が約5.3円となります。
そして月間コピー枚数が1700枚なので 5.3円×1,700円=9,010円という計算ができます。

ただ、あくまでもA4版で黒い部分が6%の原稿の場合に適用されるコピー単価なので、先ほども書いた通りこの計算は恐らくあてはまりません。表やグラフが混在している書類やA3版など大きな書類はトナーを多く使用します。写真に至ってはご想像の通りです。
ですから7,000枚コピーできますというカタログに謳われている枚数は2割から3割ほど差し引いて計算するべきなのではないかと思います。(本当はもっと)

このようにキット方式では正確なコストを算出することが難しいのです。トナーが完全に無くなるまで使用して、その時にカウンターを見て判断するしかないでしょう。

特に今回のA社はA4の製品説明書も文字が多いと推定されますし、A3の表は罫線だけでもトナーをたくさん使用します。

ですからリース料以外のコストだけでも9,010円の30%増しとして12,800円程度は覚悟するべきでしょう。

さてZ社はどうでしょうか。

X社と同じ要領で計算しますと

300枚×5.5円+1400枚×4.5円=7,950円

となります。

リース料金は21,800円ですので月額の総計はリース料と併せて29,750円となります。

まとめると

・ X社  30,900円

・ Y社  34,600円

・ Z社  29,750円

となります。

 このように、たとえリース料金が高くても、保守料金のカウンター料金と足すとZ社からの購入が一番お徳です。

要するに、リース料だけでなくランニングコストも充分に考慮した上で導入するべきなのです。もちろん一流メーカー品の機械だけでのハナシですよ。2年後3年後に非常に故障の頻度が高くなるメーカーの機械では、実際のコスト以外の大きなコスト、すなわち時間とか、効率とか生産性といったものが犠牲になるのです。

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では実際にどこで購入するか?

このようにカラーコピーにしても、モノクロにしても、ファックスやプリンターにもなるような複合機にしてもランニングコストのことを考えずに購入すると損しかねません。安い本体で買って、インクカートリッジで後からお金がたくさん出てゆく・・・インクジェット式のプリンターで経験していませんか?それは避けるべきです。

そしてメーカーの選定も非常に重要です。故障はある程度ツキモノですが、その頻度が異常に多いようなメーカー品は避けなければなりません。

ですから信頼できる販売店、信頼できるセールスマンを選ぶべきなのです。

コピーボリュームに適した機種を勧めてくれて、適切な料金を設定してくれて、しかも保守のしっかりしたメーカーと販売店とセールスマンを選んでください。サービスマンは誰が来るのかを聞いておく事も大事です。ちょこっとだけ研修を受けただけの街の電気屋さんが来て、2時間悪戦苦闘したあげく直せずに、明日また来ますなんてことも実際にたくさんあるのです。(精密機械と電化製品は違うのです)

それからコストに「時間」も加味してほしいと先ほど書きましたが、これは性能とか機能を充分に相談し検討して解決できるのです。

もちろんこのページを読んでいただいた方は、このホームページを運営している有限会社クロスロードでの購入(リース)も検討するべきです。コニカミノルタ、キヤノンのディーラーです。一流品しか取り扱っていませんから安心です。関東地区ならばすぐ訪問します。遠方の場合もメールや電話でしっかりコンサルティング対応します。ご希望ならば訪問することも相談させていただきます。

保守はメーカーの純正保守で5年間・・・というかカウンター料金をいただいている間は保証します。貴社に一番近いサービスステーションの地区担当サービスマンが点検や修理に伺います。もちろん修理代は一切かかりません。無料です。トナーも無料です。必要なのは、リース料の他にはコピーカウンター料金だけです。技術がいま一つの町の電気屋さんが修理や点検にお伺いするようなことは一切ありません。

今後、コピー機複合機はカラーが当たり前になり、ネットワークに繋がり、スキャン・アンド・センドやインターネットファックスも装備され、プリンターのみならずスキャナやサーバー、文書保管のためのデジタル書庫などへと発展していきます。

だからこそコンサルティングができ、信頼できる人間、そしてパートナーシップを大切にするディーラーから購入するべきなのです。絶対に。

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